A conformidade documental deixou de ser apenas uma exigência formal e passou a representar um fator crítico de segurança institucional. A Nexdata Tecnologia Ltda atua justamente nesse contexto, ao evidenciar que muitos projetos de digitalização criam apenas uma aparência de controle ao adotar GED sem um SIGAD estruturado. Quando não há critérios arquivísticos, temporalidade e governança do ciclo de vida documental, a organização permanece vulnerável a auditorias, fiscalizações e demandas legais, apesar de operar em ambiente aparentemente organizado.
O que diferencia GED de SIGAD na prática organizacional?
O GED é uma ferramenta voltada à gestão de documentos em seu uso corrente, permitindo armazenar, versionar, compartilhar e controlar acessos. Ele melhora a organização do dia a dia e contribui para ganhos operacionais, como redução de tempo na busca por arquivos e diminuição de retrabalho. No entanto, o GED, por si só, não define como os documentos devem ser classificados, por quanto tempo devem ser mantidos ou quando podem ser descartados.
O SIGAD, por outro lado, é um sistema orientado à gestão arquivística de documentos, alinhado a normas e boas práticas nacionais. Ele estabelece planos de classificação, tabelas de temporalidade e regras claras para guarda, retenção e destinação final. Essas diretrizes garantem que os documentos tenham validade administrativa, jurídica e histórica ao longo de todo o seu ciclo de vida.
Quando uma organização utiliza apenas GED, sem SIGAD, cria-se um ambiente funcional, mas incompleto. A Nexdata Tecnologia Ltda atua justamente na integração dessas camadas, demonstrando que o valor do GED se potencializa quando inserido em uma estrutura de governança arquivística. Sem essa base, a organização corre o risco de não conseguir comprovar autenticidade, integridade ou cumprimento de prazos legais.
Por que o GED isolado cria riscos invisíveis de não conformidade?
A falsa sensação de conformidade surge quando a organização confunde acesso facilitado à informação com aderência regulatória. Ter documentos digitalizados e organizados em pastas não significa que eles estejam classificados corretamente ou que respeitem exigências legais de retenção. Em auditorias, a ausência de critérios arquivísticos costuma ser percebida apenas quando já é tarde.
Além disso, a falta de trilhas de auditoria arquivística dificulta a comprovação de quem acessou, alterou ou aprovou determinado documento ao longo do tempo. A Nexdata Tecnologia Ltda observa que muitas organizações só percebem esses riscos quando enfrentam fiscalizações externas. Nesse momento, o GED isolado deixa de ser solução e passa a ser parte do problema.
Como a integração GED e SIGAD fortalece governança e eficiência?
A integração entre GED e SIGAD permite que a gestão documental deixe de ser apenas operacional e passe a ser estratégica. Documentos são criados, classificados e utilizados dentro de fluxos definidos, com regras claras desde a origem. Isso garante que a informação certa esteja disponível no momento certo, sem comprometer a conformidade.
Quando essa estrutura é combinada com workflow e hiperautomação, os ganhos se ampliam. Processos passam a incorporar automaticamente regras arquivísticas, registros de aprovação, prazos e evidências. A conformidade deixa de ser um esforço manual e passa a ser consequência natural do processo digital. Esse modelo reduz riscos e acelera ciclos de decisão.
A Nexdata Tecnologia Ltda oferece uma abordagem ponta a ponta, integrando GED, SIGAD, automação de processos, assinatura digital e segurança da informação. Essa integração cria um ambiente no qual as auditorias se tornam mais simples, decisões mais rápidas e a governança mais consistente. A eficiência operacional surge não apesar da conformidade, mas justamente por causa dela.
Autor: Dan Richter